Дашборд стоматологической клиники в реальном времени

Какие метрики отслеживает дашборд

Дашборд СУББОТА INC собирает данные из CRM, МИС, рекламных кабинетов, телефонии и веб-аналитики в единую панель. Не абстрактные графики — конкретные цифры, которые нужны руководителю клиники каждый день. Ниже — полный перечень метрик по группам.

Зачем нужна такая частота. Руководитель клиники не может ждать пятничный отчёт, чтобы узнать, что рекламная кампания сожгла 150 000 рублей за три дня с нулевой конверсией. 15-минутное обновление маркетинговых данных позволяет вмешаться в тот же день. Финансовые метрики обновляются реже, потому что требуют сведения данных из нескольких систем, но ключевая — выручка — обновляется в реальном времени.

Настраиваемые пороги. Для каждой метрики можно задать границы «зелёной», «жёлтой» и «красной» зон. Например: загрузка кресел ниже 60% — красная зона (нужно срочно разбираться), 60–80% — жёлтая, выше 80% — зелёная. Когда метрика попадает в красную зону, руководитель и ответственный сотрудник получают уведомление в Telegram.

Как выглядит дашборд: модули и экраны

Дашборд состоит из пяти экранов. Каждый отвечает на конкретный управленческий вопрос. Переключение между экранами — одним кликом, без перезагрузки страницы.

Экран 1: Overview (Обзор)

Первый экран — это «пульс клиники». Открывается по умолчанию и отвечает на вопрос: «Всё ли в порядке прямо сейчас?»

Что видит руководитель:

• Выручка за сегодня и за текущий месяц с индикатором выполнения плана (прогресс-бар: сколько % плана достигнуто с учётом оставшихся рабочих дней).
• Количество новых заявок за сегодня по всем каналам — одной цифрой и разбивкой: телефон, мессенджеры, сайт, карты.
• Загрузка на сегодня — сколько кресел занято, сколько слотов свободно.
• «Красные флаги» — критические сигналы, требующие внимания: пропущенные звонки без перезвона, заявки без ответа более 30 минут, отмены записей на завтра.
• Мини-график: выручка за последние 30 дней с трендовой линией.

Overview — это экран, на который руководитель смотрит утром за кофе. За 30 секунд понимает: вмешиваться нужно или нет.

Экран 2: Marketing Funnel (Маркетинговая воронка)

Этот экран отвечает на вопрос: «Откуда приходят пациенты и сколько каждый стоит?»

Что на экране:

• Воронка конверсий: клик → заявка → звонок → запись → явка → план лечения → оплата. Каждый шаг — с абсолютным числом и процентом конверсии. Визуально — классическая воронка с «узкими горлышками», подсвеченными красным.
• Таблица каналов: Яндекс.Директ (поиск), Яндекс.Директ (РСЯ), VK Ads, SEO/органика, карты (Яндекс.Карты + 2ГИС), рекомендации (сарафанное радио). По каждому каналу: расход, количество лидов, CPL, количество дошедших, CAC, выручка, ROAS.
• Сравнение периодов: текущая неделя vs прошлая, текущий месяц vs прошлый. Стрелками показан рост или падение по каждой метрике.
• Детализация по кампаниям: можно «провалиться» в конкретный канал и увидеть данные по отдельным рекламным кампаниям, объявлениям, ключевым словам.

Маркетолог использует этот экран ежедневно. Руководитель — раз в неделю на планёрке. Типичное решение, которое принимается на основе этого экрана: «Перебросить бюджет с РСЯ на поиск, потому что CAC в поиске в 2 раза ниже».

Экран 3: Financial P&L (Финансы и P&L)

Отвечает на вопрос: «Зарабатываем мы или нет?»

Что на экране:

• P&L (отчёт о прибылях и убытках) за текущий месяц: выручка, себестоимость (материалы, лаборатория, ФОТ врачей), валовая прибыль, операционные расходы (аренда, маркетинг, административный ФОТ, IT), операционная прибыль, рентабельность.
• План-факт: плановые показатели рядом с фактическими, отклонение в процентах и рублях.
• Выручка по направлениям: имплантация (All-on-4, All-on-6, единичные импланты), ортопедия, терапия, гигиена, хирургия. Для каждого направления — маржинальность.
• Динамика: графики выручки, прибыли и маржинальности за 12 месяцев.
• Дебиторская задолженность: сколько пациентов должны, на какую сумму, сколько дней просрочки.

Этот экран редко интересует маркетолога. Зато его каждый день открывает собственник и финансовый директор (если он есть). Типичное решение: «Рентабельность терапии — 12%, имплантации — 45%. Нужно перераспределить загрузку кресел в пользу высокомаржинальных направлений».

Экран 4: Team Performance (Команда)

Отвечает на вопрос: «Кто из сотрудников тянет клинику вверх, а кто тормозит?»

Что на экране:

• Рейтинг врачей: выработка в рублях, количество приёмов, средний чек, конверсия «консультация → план лечения», средний NPS от пациентов. Сортировка по любому показателю.
• Рейтинг администраторов: скорость ответа на звонки и сообщения, конверсия «звонок → запись», конверсия «запись → явка» (зависит от качества подтверждения), количество пропущенных звонков.
• Загрузка расписания по врачам: процент заполненности на текущую неделю и следующую. Видно, кто перегружен (риск выгорания), а у кого пустые слоты (потерянная выручка).
• Сравнение с предыдущим периодом: динамика показателей каждого сотрудника за 3 месяца.

Этот экран — инструмент для еженедельных планёрок. Не для «наказания» (хотя его так часто используют), а для выявления системных проблем. Если у врача падает конверсия из консультации в лечение, возможно, ему направляют нецелевых пациентов. Если у администратора растёт процент пропущенных, возможно, нужен второй сотрудник на смену.

Экран 5: Patient Flow (Поток пациентов)

Отвечает на вопрос: «Что происходит с пациентами на каждом этапе?»

Что на экране:

• Записи на сегодня и завтра: список пациентов с указанием врача, времени, услуги, статуса подтверждения (подтвердил / не подтвердил / не отвечает).
• «No-show» трекер: пациенты, которые не пришли сегодня. Рядом — статус: перезвонили или нет, причина неявки, назначен ли повторный визит.
• Воронка пациентов по этапам: первичная консультация → диагностика → план лечения → согласование → начало лечения → завершение. Сколько пациентов на каждом этапе, сколько «зависло» (более 14 дней без движения).
• Возвраты: пациенты, которым пора на повторный приём (гигиена через 6 месяцев, контрольный осмотр через 3 месяца). Список с датой последнего визита и рекомендуемой датой следующего.
• Среднее время от первого обращения до начала лечения (по направлениям). Для имплантации All-on-4 норма — 14-21 день. Если больше — пациенты «остывают» и уходят.

Этот экран необходим старшему администратору и координатору лечения. Его задача — не допустить, чтобы пациенты «терялись» между этапами. По нашим данным, до 35% пациентов, прошедших консультацию, «зависают» и не начинают лечение — просто потому, что им никто не перезвонил через 3 дня.

Интеграции дашборда с CRM и МИС

Дашборд не генерирует данные — он их собирает. Качество аналитики напрямую зависит от того, какие источники подключены. Вот откуда берутся данные для каждой группы метрик.

CRM-система (сделки и коммуникации). Из CRM приходят данные о лидах: когда поступила заявка, из какого канала, кто обработал, сколько времени прошло до первого ответа, какой статус сделки сейчас (новый лид → квалификация → запись → явка → план лечения → оплата → лечение → завершено). CRM — это «позвоночник» дашборда. Без неё работают только базовые метрики рекламных кабинетов. Поддерживаемые системы: amoCRM, Битрикс24, DentalPRO CRM-модуль.

МИС — медицинская информационная система (расписание, карты пациентов). Из МИС дашборд забирает расписание (загрузка кресел, записи на приём, факт явки), данные о пациентах (новый или повторный, какие услуги оказаны, сумма за приём), данные о врачах (какие приёмы провёл, длительность). Поддерживаемые системы: DentalPRO, IDENT, 1С:Стоматология, StomPRO, iDent, DENTAL4WINDOWS.

Телефония (звонки и записи разговоров). Из телефонии поступают данные о входящих и исходящих звонках: номер, длительность, запись разговора, статус (принят / пропущен / перезвонили). Если подключён коллтрекинг — номер привязывается к рекламному источнику. Поддерживаемые системы: Mango Office, Телфин, UIS (CoMagic), Zadarma, МегаФон Виртуальная АТС.

Рекламные платформы (расход и клики). Из рекламных кабинетов забираются расходы, показы, клики, CTR, CPC — по кампаниям, группам объявлений и отдельным объявлениям. Данные обновляются каждые 15 минут. Поддерживаемые платформы: Яндекс.Директ (поиск + РСЯ), VK Ads (таргет + Маркет-платформа), myTarget (если используется), Яндекс.Бизнес (продвижение на картах).

Веб-аналитика (поведение на сайте). Из систем аналитики приходят данные о трафике: визиты, уникальные посетители, источники, поведение на сайте (какие страницы смотрели, сколько времени провели, достижение целей — отправка формы, клик на номер телефона, открытие виджета чата). Поддерживаемые системы: Яндекс.Метрика (основная), Google Analytics 4 (дополнительная).

Как данные связываются между собой. Ключевой механизм — сквозная аналитика. Пациент кликает на рекламу → Яндекс.Метрика фиксирует визит и источник → пациент оставляет заявку на сайте → CRM создаёт сделку с UTM-метками → администратор назначает запись → МИС фиксирует слот → пациент приходит → МИС фиксирует факт приёма → CRM обновляет статус → дашборд связывает рекламный клик с выручкой. Эта цепочка позволяет точно посчитать ROAS: «Вложили 100 000 в Яндекс.Директ (поиск, кампания All-on-4) → получили 2 400 000 выручки → ROAS = 24x».

Без сквозной связки данные живут в изолированных системах. Маркетолог видит лиды, но не знает, сколько из них принесли деньги. Врач видит пациентов, но не знает, откуда они пришли. Финансист видит выручку, но не может привязать её к маркетинговому каналу. Дашборд ликвидирует эти разрывы.

Кейс: руководитель клиники перестал ждать отчёты

Клиника: стоматология в Казани, 5 кресел, специализация — имплантация и ортопедия.

Ситуация до подключения дашборда.

Алексей, владелец клиники, каждую пятницу получал от маркетолога отчёт в Excel. Таблица на 3 листа: расходы по рекламным каналам, количество звонков (из телефонии), количество заявок с сайта (из Яндекс.Метрики). На подготовку отчёта маркетолог тратил 4–5 часов: вручную сводил данные из Яндекс.Директа, VK Ads, Mango Office и amoCRM.

Проблемы:

• Данные устаревшие: отчёт за понедельник-четверг, а решения принимаются в пятницу.
• Нет связи между расходами и выручкой: маркетолог показывает лиды, но сколько из них дошло до кресла — неизвестно.
• Еженедельная планёрка занимала 1,5–2 часа: половина времени уходила на вопросы «а откуда эта цифра?» и «а почему на прошлой неделе было иначе?».
• Администраторы не контролировались: пропущенные звонки никто не отслеживал в реальном времени, о проблеме узнавали через неделю.

Алексей тратил 5+ часов в неделю на совещания и разбор отчётов. И всё равно принимал решения на основе неполных данных.

Что изменилось после подключения дашборда.

Мы подключили CRM (amoCRM), МИС (IDENT), телефонию (Mango Office), Яндекс.Директ и Яндекс.Метрику к единому дашборду. Настройка заняла 5 рабочих дней.

Первая неделя:

• Алексей увидел, что 38% входящих звонков — пропущенные. Администратор работала одна на смене и физически не успевала.
• Конверсия «заявка → запись» по каналу VK Ads — 8%. По Яндекс.Директу (поиск) — 34%. Бюджет был распределён 50/50.
• Загрузка кресел по вторникам и средам — 45%. По четвергам и пятницам — 95%. Пациенты записывались на удобные дни, а непопулярные оставались пустыми.

Решения, принятые за первую неделю:

1. Вывели второго администратора на утреннюю смену. Пропущенные звонки снизились с 38% до 9%.
2. Перераспределили бюджет: 75% на Яндекс.Директ (поиск), 25% на VK Ads (для ретаргетинга). CPL снизился на 28%.
3. Ввели скидку 5% на приём во вторник-среду. Загрузка выровнялась до 70–80% по всем дням.

Результат через 3 месяца:

• Пятничный отчёт в Excel упразднён. Маркетолог высвободил 4 часа в неделю и занялся оптимизацией кампаний.
• Планёрка сократилась с 2 часов до 30 минут: все смотрят на один дашборд, цифры не требуют пояснений.
• Алексей проверяет дашборд с телефона 2 раза в день — утром и вечером. Тратит по 5 минут.
• Выручка выросла на 22% за квартал при том же рекламном бюджете.

Цитата Алексея: «Раньше я управлял клиникой по ощущениям. Казалось, что всё хорошо, потому что врачи были заняты. А потом смотришь — прибыль не растёт. Дашборд показал, что проблема была не в рекламе и не во врачах. Проблема была в том, что мы теряли пациентов между звонком и записью. Теперь я вижу это в реальном времени и реагирую в тот же день.»

FAQ

Нужно ли нам менять CRM или МИС, чтобы подключить дашборд?

Нет. Дашборд подключается к вашим существующим системам через API. Мы работаем с amoCRM, Битрикс24, DentalPRO, IDENT, 1С:Стоматология и другими. Менять привычные инструменты не нужно — мы забираем из них данные, а не заменяем их.

Сколько стоит подключение и обслуживание дашборда?

Стоимость зависит от количества интеграций и объёма данных. Подключение — разовый платёж, включает настройку всех источников и обучение команды. Ежемесячная подписка включает хостинг, обновление данных и техподдержку. Точную стоимость назовём после бесплатного аудита ваших систем — оставьте заявку, и мы свяжемся в течение 24 часов.

Какие данные видят сотрудники? Можно ли ограничить доступ?

Да, доступ настраивается по ролям. Руководитель видит все экраны и все метрики. Маркетолог — только экраны «Воронка» и «Обзор». Старший администратор — «Поток пациентов» и «Команду» (только данные по администраторам). Врачи — только свои собственные показатели. Финансовый директор — «Финансы» и «Обзор».

Насколько безопасны данные пациентов?

Все данные передаются по зашифрованным каналам (TLS 1.3). Мы не храним персональные данные пациентов на своих серверах — дашборд работает с агрегированными метриками. Имена и контакты пациентов остаются в вашей CRM и МИС. При необходимости подписываем NDA и соглашение об обработке персональных данных по 152-ФЗ.

Можно ли добавить свои метрики, которых нет в стандартном дашборде?

Да. Стандартный набор метрик покрывает 95% потребностей клиник. Но если вам нужна специфическая метрика — например, «процент пациентов, оплативших через рассрочку от Тинькофф» или «средний чек по скуловой имплантации отдельно» — мы добавим её в течение 3–5 рабочих дней. Доплата зависит от сложности: простые метрики (комбинация существующих данных) добавляются бесплатно.